Tipos de documentación para las ciencias de la salud.

TIPOS DE DOCUMENTACIÓN PARA LA SANIDAD
“Conveniencia de los formatos Electrónicos”

Introducción.

  Voy ha considerar en mi exposición dos formas de crear, 
presentar y difundir la información en forma de documentos o 
informes.
	En primer lugar en un soporte físico inalterable como es el 
papel y en segundo lugar empleando soporte electrónicos.

	Este formato electrónico a su vez lo podemos dividir en 
otros dos:
	- En primer lugar lo que serían los medios locales que 
serán explicados conjuntamente disquetes y CD-ROM.
	- Y en segundo lugar lo que serían los medios remotos 
como las redes locales de comunicaciones, e Internet.

	Para poder considerar la conveniencia de uno u otro de 
ellos, me voy a fijar en los aspectos que yo considero más 
destacables: posibilidades de cada soporte, funcionalidades y 
precio. Así podremos hacer una comparación entre ellos.

	Antes de empezar me gustaría dejar claro el principio o la 
observación de la no exclusividad, es decir, uno cualquiera de 
los sistemas a considerar aquí, no excluye, sino que es más 
conveniente que los otros en unas determinadas 
circunstancias.


1.- Empecemos por el Papel.

	“Todo el mundo puede escribir” en un folio con un 
bolígrafo, por lo tanto todo el mundo puede crear un informe o 
documento.
	“Todo el mundo puede leer” un papel, por lo tanto, un 
documento escrito sobre papel puede llegar a todas partes y 
cualquier persona puede leerlo sin necesitar la ayuda de ninguna 
máquina.

	Pero el tema ya no es tan sencillo si queremos preparar un 
informe:

- que tiene varias páginas,
- cuya información se construye poco a poco,
- incorporando información de varias fuentes,
- queremos que nuestro informe posea una cierta estructura 
(encabezados, capitulo, varios tipos de letra, índices),
- incorpore elementos gráficos (esquemas, tablas, imágenes),
- y sobre todo si es el resultado de un equipo de trabajo y no 
solo de una única persona.

	Si además el informe tiene que pasar por varias manos 
antes de su difusión (el creador, el revisor, el editor, etc.) nos 
encontramos no ya con la conveniencia, sino con la 
obligatoriedad de que el informe haya sido realizado con un 
procesador de textos para que todos los participantes en este 
proceso hayan podido reutilizar la información sin graves 
inconvenientes.


	Por lo tanto hoy día cualquier informe o documentación 
que nos encontremos, preparado con cierta calidad, y sobre todo 
si nos llega a través de un medio editorial (libro, revista, etc.),  
ya en su fuente ha sido preparado en un formato electrónico 
aunque, su difusión se haya hecho en papel para que lo pueda 
leer todo el mundo.

	Una de las características a considerar en el caso de la 
documentación o del trabajo con información es el de la 
reutilización. Trabajando con medios electrónicos puedo 
reutilizar la información empleada en la elaboración, por 
ejemplo, de un resumen trimestral para el informe anual.
	Si mi fuente de información es el papel tendré que 
reescribirla, para poder incorporarla a mi sistema o para poder 
hacer otro documento, sobre todo si viene a bolígrafo. Si ha sido 
escrito mecánicamente será incluso más fácil de recuperar 
electrónicamente por medio de un scanner.

	Ya en este punto me gustaría dejar dicho que lo más 
importante (lo más valioso) de todos estos proceso son las 
personas que son quienes manejan, crean y difunden y a 
quienes va destinada la información y no los soportes que 
trasladan la información. Es decir, para una empresa u 
organización hacer una fotocopia de una página podría costarle 
5 pesetas volver a reconstruir el documento para un uso interno 
podría costarle 1000 pesetas, es decir, el trabajo de las personas 
es mucho más valioso (o caro) que el de las máquinas.


	Otro de los aspectos a considerar es el almacenamiento de 
la información. Una hoja de papel ocupa un cierto lugar físico, 
un millón de hojas de papel ocupan un millón de veces más y 
además una de entre ellas es inencontrable sin un sistema de 
índices complicado de mantener para ese volumen de 
información sobre todo si el sistema es manual y además a su 
vez vuelve a ocupar sitio.


2.- Los Medios o Soportes Electrónicos Locales.

	Llamo soporte electrónico local a la documentación en 
formato electrónico que puedo manejar desde mi puesto de 
trabajo porque reside en éste, es decir, en el ordenador de mi 
puesto de trabajo, me refiero a soportes como disquetes, CD-
ROM o similares.
 
	Ya he dicho que hoy en día la creación de documentación 
con calidad o al menos con cierta complejidad pasa por la 
utilización de medios electrónicos. Podíamos pensar que ya que 
almacenamos nuestra información en un fichero electrónico en 
nuestro ordenador, podíamos enviárselo tal cual al resto de 
nuestros colegas. Estas tareas ya se hacen así y hay incluso 
numerosas ediciones que se hacen ya exclusivamente en 
formato electrónico. Es un buen camino, pero antes de utilizarlo 
hay que tener en cuenta algunas consideraciones.

	Empecemos por los costes: hacer una fotocopia podría 
estar entre 5 y 10 pesetas por página para una empresa (en color 
sobre unas 80 pesetas), un disquete vale sobre unas 100 pesetas, 
y reproducir un CD-ROM viene a costar actualmente entre 3000 
y 4000 pesetas.
	Una página de sólo texto ocupa 1 kb (un kilobyte), 
aproximadamente, y una imagen normal unos 100 kb; luego en 
un disquete, que tiene una capacidad de 1400 kb, podríamos 
meter un informe de 1000 páginas de sólo texto o sólo de 100 
páginas si el informe tiene cierta complejidad: tipos de letra, 
gráficos, tablas, etc.


	El CD-ROM es para estos efectos de capacidad como un 
disquete 600 veces más grande aproximadamente.
	En cuanto al coste de distribución de la información, las 
cifras comparativas serían: una página estaría en 5 pesetas si el 
soporte es papel, en una peseta por página si el soporte es 
disquete y en cinco céntimos por página si el soporte es un CD-
ROM.
 	No es ningún secreto que teniendo en cuenta solamente los 
costes, los medios electrónicos resultan los más indicados, y 
sobre todo cuanto mayor es el número de hojas a distribuir.

Ventajas:
	Existen otra serie de ventajas que hacen conveniente la 
utilización de los soportes electrónicos para la información.

Reutilización: como ya se comento la información puede volver 
a ser utilizada más cómodamente en este formato.

Ocupa Menos Espacio Físico: la información en un formato 
electrónico ocupa mucho menos espacio físico.

Acceso más rápido a la información: la información en un 
formato electrónico puede ser indexada muy fácilmente, es 
decir, se pueden crear una serie de índices para localizar 
velozmente y exactamente aquel documento o párrafo que nos 
interesa entre miles o millones de ellos.


Nuevos tipos de Información: Multimedia, Bases de Datos y 
Sistemas de Información Geográfica (S.I.G.).
	En el papel sólo podemos poner información estática como 
texto e imágenes, en un formato electrónico además de lo 
anterior podemos poner otro tipo de informaciones que 
podríamos clasificar como “dinámica”.

Multimedia: El termino alude al empleo de nuevos tipos de 
información, sobre todo la ampliación con sonido e imágenes en 
movimiento (animación), que se combinan con las imágenes 
estáticas y el texto ya utilizados anteriormente.

Las Bases de Datos: implican las posibilidad de tener junta gran 
cantidad de  información, junto a los mecanismos de encontrar 
sólo la que nos interesa en un momento determinado. Hay dos 
tipos de Bases de Datos: las relacionales y las Documentales. En 
las relacionales la información se busca con un código de un 
producto y en las Documentales la búsqueda se hace por una 
serie de palabras que están dentro de un documento.

Los Sistemas de Información Geográfica: estos sistemas van un 
paso más allá pues no solo tenemos información en una base de 
datos a la que le podemos aplicar todo lo anterior, sino que 
además, esta información está relacionada con su situación en 
un plano por lo tanto la preguntas pueden ser espaciales. Por 
ejemplo si estamos mirando la influencia de una enfermedad, las 
preguntas pueden pasar a ser desde cuantos casos ha habido de 
esta enfermedad a cuantos casos ha habido en la comarca que 
cubre este hospital.


Inconvenientes:

	Para acceder a la información en formato electrónico hace 
falta una máquina (ordenador) y los programas adecuados 
capaces de leer esa información.

	También hay que saber manejar esa máquina y esos 
programas lo que requiere al menos un mínimo de formación en 
estas técnicas.

	Existe un problema añadido y es que cada pocos años un 
ordenador (o los programas que se usan), se queda obsoleto 
técnicamente y es posible que el nuevo no sea capaz de leer la 
información que estaba preparada para el anterior. Hoy en día 
este riesgo es mínimo al existir los estándares que deben ser 
utilizados adecuadamente.


3.- Los Medios (o soportes) Electrónicos Remotos.

	Llamo información en soporte electrónico Remoto a la que 
reside fuera de mi lugar de trabajo, y que para poder acceder a la 
cual necesito utilizar una red de comunicación. Es decir, estoy 
hablado de información distribuida a través de redes de área 
local, BBS, Internet o similares.
	Cualquier información que exista en un formato 
electrónico puede ser fácilmente distribuido a través de una red 
informática.

Ventajas:

	La ventaja de acceder a una información que está en una 
red, es que puedo disponer de toda aquella información que está 
en la red, en vez de acceder exclusivamente a mi soporte local. 
Es decir, aumenta la cantidad de información disponible. 
	O dicho de otra forma el acceso a Bases de Datos remotas 
es la posibilidad de obtener en poco tiempo, aquella 
información que es imposible de conseguir por medios 
manuales.

	Una ventaja adicional es la actualización de los 
conocimientos. Conviene recordar que el ejercicio, no solo de la 
medicina, sino de cualquiera de las Ciencias de la salud  -
enfermería, fisioterapia, psicología, etc.- requieren, la 
actualización permanente de los conocimientos.


	Internet es una herramienta que facilita estas tareas, no 
solo porque podemos acceder a informes y Bases de Datos 
remotas (como las referencias bibliográficas de Medline, 
EMBL, GenBank, etc.), sino porque existen otros servicios 
como el intercambio de información, el correo electrónico, los 
foros de debate etc.

Inconvenientes:

	Para acceder a la información en formato electrónico 
remoto además de un ordenador, necesitaremos la red de 
comunicaciones y los programas adecuados, es decir, un grado 
suplementario de necesidades técnicas.

	El personal sanitario no quiere aprender informática, y 
rechazan utilizar una técnica que le exige conocimientos 
suplementarios que no entran en su campo (ordenadores, 
modem, programas, configuraciones, etc.), esto se puede 
arreglar con la asistencia o soporte de los informáticos (y/o 
documentalistas), que le resuelvan estos problemas.

Validez de la Información:
	Hasta hoy, los artículos científicos que aparecen en las 
revistas han pasado por una revisión previa por expertos en el 
tema. Las publicaciones electrónicas, cada vez más frecuentes, 
es posible que no hayan sido validadas. Al obtener información 
de una red hay que hacerse siempre dos preguntas:
	- Quien responde de esa información.
	- Validez temporal de la Información, es decir, grado de 
actualización.


4.- Direcciones Útiles en Internet.

Universidad de Santiago de Compostela
Apuntes de Salud Publica
	http://mrsplx2.usc.es/comunica/vitoria.html
	email mrmonte@usc.es

Universidad de Cádiz
Mapa del Cáncer
	 http://www2.uca.es/hospital/atlas/introdu.html
	 email antonio.escolar@uca.es

Universidad de Granada
Histología
	http://histolii.ugr.es/

Universidad de Valencia
Escola Universitaria d´Infermeria
	http://www.uv.es/escenfg/index.html

Instituto de salud Carlos III (Madrid)
Centro Nacional de Epidermiología
	http://www.isciii.es/

CSIC
Instituto Investigaciones Biomédicas
	http://Ishtar.iib.uam.es/indice.html

Hospital Valle Hebron (barcelona)
Jornadas sobre Información y Documentación de Ciencias de 
la Salud
	http://www.ucm.es/BUCM/salud/00.htm


Comparación entre los formatos

Ventajas de cada formato:


Papel
Electrónico Local
Electrónico Remoto

Todo el mundo lo puede escribir.
Todo el mundo lo puede leer.
Bajo precio unitario para tiradas 
cortas.
Fácil reproducción.
Permanencia.
Validez jurídica o Moral.

Reutilización de la Información.
Manejo de grandes volúmenes de 
Información.
Velocidad de acceso a la información.
Nuevos tipos de información.
Bajo coste unitario para grandes 
cantidades de información.

Reutilización de la Información.
Manejo de grandes volúmenes de 
Información.
Velocidad de acceso a la información.
Nuevos tipos de información.
Bajo coste unitario para grandes 
cantidades de información.
Actualización instantanea de la 
información.



Inconvenientes:

Papel
Electrónico Local
Electrónico Remoto

Sólo texto e imágenes.
Para grandes volúmenes de 
información:
- es cara la duplicación y 
distribución.
- ocupa mucho sitio.
- lenta recuperación.


Necesita máquinas en el puesto de 
trabajo.
Necesidad de formación.
Obsolescencia técnica.

Necesita máquinas
Necesita red de comunicación en el 
puesto de trabajo.
Necesidad de formación.
Dependencia de las comunicaciones.
Dudas sobre la validez o actualidad de 
la información debido a su posible 
modificación.




Epilogo

La documentación electrónica (tanto en CD-ROM como a 
través del World Wide Web), ya está aquí, es una realidad no 
sólo en las bibliotecas y en los centros de documentación, sino 
también en las mesas de trabajo. A título de ejemplo unas 
noticias aparecidas recientemente:

MUNDO CIENTÍFICO, Diciembre de 1995
Archivo electrónico de placas de Rayos X.
“Seria inútil buscar en el inventario del departamento de 
radiología de la Clínica Infantil de Sidney, del Hospital del 
Danubio de Viena, de la Cleveland Clinic de Ohio o de las salas 
de tratamiento de muchos otros hospitales del mundo un 
elemento común: el megatoscopio, la caja de luces, con cuya 
ayuda el médico examina su diagnóstico. En los centros arriba 
mencionados, los médicos captan sus impresiones acerca del 
estado del paciente sentados ante el ordenador. Esto es posible, 
gracias a una red informatizada de Siemens para la transmisión 
de placas de diagnóstico.”

NET CONEXION, Diciembre de 1995
Medicina en las Redes.
“Internet también ha entrado de lleno en el mundo de la 
Medicina. Los médicos e investigadores han encontrado una 
forma rápida de acceso a las fuentes de información, pero 
quedan muchas cuestiones por resolver.”  Marta Jorda-Olives
marta@ar.vhebron.es


NET CONEXION, enero de 1996
Estetoscopios y módems.
“legajos de revistas acumuladas, tomados de texto increíbles, 
bibliotecas polvorientas, información y más información ... Un 
profesional que necesite actualizar sus conocimientos, que deba 
estar en contacto con sus colegas de cualquier parte del mundo, 
necesita una herramienta fiable para realizar su actividad diaria. 
Esa herramienta podría ser la Internet. Y, los médicos, a priori, 
deberían ser usuarios aventajados. Puede que nos hayamos 
encendido a la hora de suponer.” Pedro Carreño.
pedro.carreno@servicom.es

INVESTIGACION Y CIENCIA, diciembre de 1995
"Al no existir o retrasarse tanto la circulación de revistas 
científicas [...], el de la comunicación electrónica puede ser un 
vínculo vital para mantenerse en contacto con colegas, 
intercambiar datos y acceder a las prestaciones de ordenadores 
remotos" Michael Jensen



Bibliografía

W. Wayt Gibbs
Ciencia del Tercer Mundo
Investigación y Ciencia, diciembre 1995 páginas 70-79

Julio Linares y Francisco Ortiz Chaparro
Autopistas Inteligentes
Fundesco